Transformation digitale de documents

Transformation digitale de documents : optez pour les outils SEFAS

La transformation digitale de documents est devenue pratique courante chez les entreprises et les organisations utilisent un volume important de documents, toutes catégories confondues, dans le cadre de leurs activités. SEFAS Innovation propose plusieurs outils logiciels de gestion documentaires et vous accompagnera dans leur prise en mains.

L’importance des documents dans une entreprise

Chaque document utilisé par l’entreprise a son importance qu’il s’agisse de ceux qui concernent les transactions avec les clients et les différentes partenaires commerciaux ou de ceux qui sont échangés avec l’administration. Par ailleurs, pratiquement toute la communication interne comme les notes d’informations ou de service, les courriers personnels avec les salariés, les bulletins de paie, etc. sont aussi rédigés.

Tous ces documents doivent être conçus avec soin avant d’être diffusés. Si certains doivent être archivés, d’autres seront détruits. La gestion documentaire en entreprise s’avère ainsi être une tâche aussi fastidieuse que chronophage. Mais la transformation digitale de documents a changé la donne depuis ces dernières décennies. Tout ou partie de la vie des documents peut être automatisée. Avec une stratégie et des outils adaptés, la gestion documentaire est simplifiée. Les risques d’oubli ou d’erreur sont limités. De nombreuses entreprises se sont d’ailleurs tournées vers des solutions d’éditique et de gestion informatisées.

L’importance de la transformation digitale en matière de gestion de documents

Si le marché traditionnel pouvait encore cohabiter avec le marché numérique au début des années 2000, aujourd’hui, ce dernier domine complètement le milieu professionnel.

En effet, les exigences de performance des entreprises ont contribué à l’émergence d’outils fonctionnels, faciles d’utilisation et incroyablement efficaces.

La digitalisation est désormais au cœur de toute activité professionnelle : administration, industrie, restauration, commerce, etc.

En ce qui concerne la communication écrite, elle contribue favorablement à l’optimisation des relations entre l’entreprise et son entourage professionnel via l’utilisation de documents précis, pertinents, cohérents, à jour et sans équivoques.

Toutefois, l’élaboration et la gestion de ces documents communicants restent une tâche complexe et chronophage qui ne peut être assurée efficacement en traitement manuel.

Ainsi, la transformation digitale est indispensable pour les entreprises afin de gagner en productivité et pour rester compétitives.

La transformation digitale de la gestion de documents pour bénéficier de nombreux avantages

La gestion de documents d’entreprise suit une démarche bien distincte en commençant par la définition des besoins pour déboucher à la phase de traitement (préparation, création, validation, diffusion, exploitation…) et aboutir à l’archivage (stockage/destruction).

Dans cette optique, la transformation digitale de la gestion des documents simplifie considérablement ces différents processus. Une fois numérisés, les missives et autres courriers professionnels seront plus faciles à traiter, à archiver, à envoyer et à contrôler.

Par ailleurs, la numérisation est un moyen efficace de réduire voire d’éliminer les marges d’erreur pour augmenter de façon significative le rendement des activités commerciales et des services proposés par l’entreprise.

Elle favorise également la communication client grâce aux comparateurs, forums, blogs, sites de réservation en ligne, etc.

Ainsi, il est plus facile pour les clients de se renseigner sur les différentes plateformes de discussion concernant un produit ou service tout en partageant leurs avis.

Les solutions logicielles de SEFAS pour optimiser votre transformation digitale

SEFAS a pour objectif principal de faciliter toutes les opérations relatives à la conception et la gestion de documents en entreprise grâce à l’automatisation des tâches et la digitalisation.

En tant que leader dans l’éditique avec plus de 20 ans d’expertise, nous nous présentons comme un partenaire de référence pour l’optimisation de votre production et gestion documentaire.

Pour la transformation digitale du traitement de vos documents, nous vous proposons des outils logiciels innovants, performants et sur mesure. Notre gamme de solutions comprend :

Open Print Composition pour la création de documents pour des applications transactionnelles.
Open Print On Demand pour la massification de courriers égrenés.
Open Print Post Composition pour le transpromo.
Open Print Production Management pour assurer la gestion et le contrôle de la production documentaire via un tableau de bord unique et un workflow intégré.

Notre équipe sera également à votre entière disposition pour répondre à toutes vos demandes spécifiques.